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Cómo ser más productivo: mis 5 verdades

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Entender cómo ser más productivo, hasta hace poco se había convertido en mi obsesión, también porque, si eres un poco como yo, seguro que habrás tenido días en los que sentías que ibas a necesitar 48-72 horas, en lugar de las 24 que tenemos todos.

Esto se debe a que tal vez tienes muchos compromisos, muchas cosas que te gustaría lograr y no tienes suficiente tiempo para hacerlas.

Lo peor de todo esto es que, por desgracia, muchas veces nuestros proyectos y nuestros sueños se quedan encerrados en un cajón, porque no tenemos el tiempo ni la energía suficiente para dedicarnos a lo que realmente nos importa.

Yo por mi parte me sentí así y, con el tiempo, logré encontrar métodos y estrategias que me permitieran administrar mejor mi tiempo y mis recursos, y esto es lo que veremos en este artículo: cómo ser más productivo gracias a estas (mío) 5 verdades sobre la productividad.

Fíjate que digo «mío», porque hay mil millones de técnicas de productividad (muchas de las cuales son válidas), pero no todos somos iguales y lo que me funciona a mí no necesariamente le funciona a otra persona. Son estrategias que he probado en mi piel para aumentar mi productividad y han funcionado de maravilla.

Espero que lo mismo sea cierto para ti también

Alertas de spoiler: estas son cosas que pueden ayudar a ser productivo tanto para el trabajo como para el estudio

Verdad #1: No todas las horas son iguales. ¡Aquí le mostramos cómo ser más productivo!

Como organizar el tiempo

¡Oh sí! porque durante el día tenemos momentos de altibajos, en los que nuestra energía es un poco más alta o es un poco más baja.

Por ejemplo, siempre he sabido que soy más productivo por la mañana y, de hecho, a menudo tengo la mayor energía en las primeras horas del día, después del almuerzo, un poco de recuperación por la tarde.

Saber esto me ayuda a gastar mejor mis energías en los momentos del día en los que sé que soy más productivo, y es precisamente en esos momentos cuando afronto las tareas que requieren mayor concentración.

Al contrario, cuando empiezo a trabajar en cosas especialmente complejas en un momento de «bajón», por más que me esfuerzo, es como si estuviera perdiendo el tiempo.

Además, llevo un registro de las horas que trabajo y en qué trabajo; esto es porque antes pasaba muchas horas trabajando y luego llego al final del día y me pregunto: «ok, entiendo, hoy trabajé en esto, en esto y en esto, pero luego a dónde se fue el resto del tiempo ?»

Por lo tanto, para tener un día más productivo, podemos planificar las actividades en las que trabajar y, sobre todo, cuándo y durante cuánto tiempo trabajar en ellas puede marcar una gran diferencia. Entender cómo ser más productivo implica también conocer en profundidad tus propios ritmos.

Verdad #2: Nuestra motivación no siempre es la misma

A menudo, cuando tengo que empezar a trabajar en proyectos o tareas que requieren mucha concentración, y tal vez estoy cansado después de un largo día de trabajo, me encuentro diciendo: «Prefiero ver una película en Netflix o ver un video en YouTube que me interesa.…O en principio recargar un poco la energía».

Pero luego me doy cuenta de que una vez que he tirado mi corazón sobre el obstáculo, una vez que esta resistencia inicial ha pasado, entro automáticamente en un estado de concentración, de modo que al final mi trabajo continúa en silencio y me quedo enfocado.

Steven Pressfield, en su libro «La Guerra del Arte», llama a este mecanismo «Resistencia», es decir, aquello que nos hace hacer lo que deberíamos o nos gustaría hacer, al final nunca lo hacemos.

Además de eso, si tienes una personalidad multipotencial, es posible que tengas muchos proyectos en los que trabajar al mismo tiempo, lo que significa que podemos sentir esta resistencia (mucho) más a menudo de lo que pensamos.

Aquí, si quieres organizar y hacer tu día más productivo, uno de tus enemigos jurados será la procrastinación.

La procrastinación no siempre es necesariamente algo malo, pero como un «retrasador» nato como soy, puedo asegurarles que las razones por las que a menudo nos referimos están lejos de ser nobles y tienen muy poco que ver con la organización eficiente del tiempo y los recursos.

Entonces, ¿qué hacer para ser más productivo? Cuando sabemos que debemos hacer algo pero nos sentimos poco motivados para hacerlo, a menudo basta con apretar los dientes durante los primeros 10 minutos, después de los cuales «mágicamente» estaremos tan inmersos en nuestro trabajo que ni siquiera te das cuenta del tiempo que pasa.

Verdad #3: los recursos necesarios no siempre son los mismos

También será algo trivial decirlo, pero si queremos entender cómo ser más productivos, primero debemos entender cómo administrar nuestros recursos.

Si solo tiene que escribir o copiar un documento de Word, simplemente siéntese y cópielo… fácil; otra cosa es si tienes que hacer un trabajo de investigación, recopilar resultados y tal vez crear un informe sobre el tema que se busca, lo que claramente requiere mucho más esfuerzo y concentración.

Cada vez que nuestro cerebro tiene que trabajar en tareas bastante complejas y estructuradas, o en todo caso poco repetitivas, tiene que pasar por varias formas de trabajo (en este caso, investigación, síntesis y escritura….3 cosas muy diferentes).

Lleva un tiempo cambiar de un estado a otro y trabajar con la máxima eficiencia en una tarea determinada, lo que significa que si seguimos cambiando los «modos de trabajo», nuestro cerebro tendrá que reiniciarse cada vez y luego encontrar la concentración adecuada para trabajar en las tareas que «les hemos asignado». Aquí, si repetimos estos pasos varias veces desperdiciaremos más energía y recursos.

El ejemplo de mi trabajo.

En mi trabajo, por ejemplo, a menudo investigo: por ejemplo, si tengo que crear documentos para dar a los redactores, tendré que hacer la investigación de palabras clave, el análisis de los competidores y finalmente tendré que escribir todas mis instrucciones para la redacción de artículos para blog.

Lo que hice antes fue hacer una investigación y luego escribir una hoja de papel, hacer otra investigación y luego escribir otra hoja de papel, hasta que se completó la búsqueda.

Al hacerlo, mi cerebro se vio obligado a cambiar continuamente del modo de «investigación» al modo de «escribir», y la transición de un estado a otro le costó tiempo y energía al cerebro.

Ahora uso el procesamiento por lotes, es decir, primero hago toda la investigación necesaria y luego paso a escribir el documento.

El procesamiento por lotes es solo eso: reunir todos los procesos que requieren los mismos recursos de nuestro cerebro, para no «perder» el tiempo y la energía mental necesarios para llegar al «punto de máxima eficiencia». Esto nos ayuda a trabajar más rápido sin, por supuesto, sacrificar la calidad.

Esto, entre otras cosas, es justo lo contrario de la multitarea que, contrariamente a la creencia popular, es la kryptonita de nuestra productividad.

 

Verdad #4: los recursos necesarios no siempre son los mismos… otra vez

Anteriormente hablamos de aumentar nuestro poder prestando atención a nuestros recursos internos (energías mentales); ahora, sin embargo, hablemos de los recursos externos.

Si lo pensamos bien, hay algunos aspectos de las cosas en las que trabajamos que necesariamente deben ser manejados por nosotros, pero hay otros que no necesariamente requieren nuestra atención y que podemos delegar en otros.

Por ejemplo, un artículo de blog, además de ser investigado y escrito, también debe ser corregido, editado, abreviado, etc.; puede hacer que otra persona haga esta fase de edición, siempre que sea alguien en quien confíe.

Lo importante es que uses tus energías precisamente donde la contribución que puedes dar es mayor: si lo piensas bien, cualquiera puede corregirte tu italiano, pero nadie puede escribir como tú.

Pero (y aquí sale mi parte más nerd) no se trata solo de delegar en personas, sino también de tecnología.

En otro artículo mencioné la posibilidad de dictar artículos de blog en lugar de escribirlos, esto se debe a que sin duda, la velocidad de habla (y dictado de hecho) es mucho mayor que la velocidad de escritura.

De hecho, si tomamos nuestro teléfono y comenzamos a dictar el artículo, en lugar de escribirlo nosotros mismos, aprovechamos la tecnología que tenemos a mano todos los días para hacer un trabajo de manera más eficiente.

Delegar a alguien tareas que no requieren nuestra atención absoluta y tareas tecnológicas que se pueden hacer más rápido y de manera más eficiente significa tener más tiempo para las cosas en las que realmente podemos marcar la diferencia.

Verdad #5: No somos máquinas. No nos centremos solo en ser productivos

No sé ustedes, pero sinceramente yo me olvido bastante de este aspecto: como decía al principio, soy una persona que tiene muchos proyectos, muchas cosas por hacer, muchas cosas en las que le gustaría trabajar y no tengo tiempo para hacer todo.

A menudo asumo demasiadas tareas y me olvido de algo muy importante: no soy una máquina y tengo que descansar.

¿Quizás tú también te sientes así?

Si queremos saber cómo encontrar la productividad que teníamos y tal vez hemos perdido, es importante recordar que de vez en cuando es necesario parar, respirar hondo y liberar nuestra mente. Al hacer esto, nuestro cuerpo y cerebro se recargarán de energía y seremos más eficientes y productivos que antes.

Pregunta extra: ¿por qué quieres ser más productivo?

¿Quieres saber cómo ser más productivo?¡Está bien! ¿Pero por qué? ¿Cuáles son tus prioridades?

Es un aspecto que a menudo se pasa por alto, ¡pero es muy importante!

Nuestras energías y nuestro tiempo son limitados y existe el riesgo de que se gasten en cosas que pueden no ser prioritarias e importantes, mientras que las cosas que realmente lo son quedan ensombrecidas.

Tener en cuenta por qué queremos ser más productivos y qué queremos de nuestros recursos ayudará a enfocar nuestras prioridades y asignar la energía adecuada donde se necesita.

Pero, ¿por qué es importante comprender cómo ser más productivo, es importante para el trabajo?

El vínculo entre la productividad y el trabajo es obvio, aunque solo sea porque ser más productivo en el trabajo todavía se suele considerar una ventaja. La cuestión se vuelve un poco más sutil cuando tenemos poco tiempo disponible, por ejemplo, para llevar a cabo nuestros proyectos y necesitamos aprovechar al máximo el poco que tenemos. Aquellos que, como yo, luchan cada día con la falta crónica de tiempo para dedicar a los distintos proyectos en los que trabajan, lo saben muy bien. En estos casos es fundamental exprimir al máximo nuestras horas disponibles y es precisamente aquí donde surge la necesidad de ser más productivos, no considerando la productividad como un fin en sí misma, sino considerándola más como una especie de optimización máxima de nuestro tiempo y nuestras energías.

El siguiente paso

Como muchos, quizás, habrás sacrificado algunos de tus sueños porque no tienes tiempo para dedicarte a ellos. Si es así, estas precauciones pueden ayudarte: te invito a reflexionar sobre todos los tiempos muertos y las cosas que haces todos los días que, tal vez, incluso con solo hacerlas de una manera diferente, podrían hacerte ganar mucho más tiempo.

Dijimos que ser más productivo no solo significa hacer más cosas, sino también hacer un mejor uso del tiempo y los recursos que ya tiene. Estoy seguro de que, en una inspección más cercana, encontrará mucho más tiempo del que imagina. Pero lo más importante es, en primer lugar, romper con la clásica frase «eh, pero no tengo tiempo».

Seguir estos 5 consejos de productividad (más la demanda) garantizará que finalmente llevemos la gestión del tiempo a donde corresponde, en este milenio, donde ya no solo hablamos de productividad, sino también de gestión de la energía.

Sí, porque ahora no solo trabajamos con nuestro tiempo, sino también con nuestras ideas y con nuestro conocimiento y debemos asegurarnos de que nuestras energías estén tan optimizadas como nuestro tiempo.

PD: si quieres ser más productivo, consulta también este otro artículo

Preguntas más frecuentes

¿Qué hacer para ser más productivo?

Para ser más productivos tratamos de: 1) trabajar en las cosas más complejas en los momentos del día en que nos sentimos al tope de nuestra energía 2) lanzar nuestro corazón sobre el obstáculo cuando no tenemos ganas 3) aprender a gestionar nuestros recursos 4) aprender a delegar 5) darnos permiso para descansar y recargar pilas

¿Cómo ser más eficiente en el trabajo?

Para ser más eficientes en el trabajo, primero debemos enfocar nuestras tareas más difíciles en los momentos del día en los que sabemos que estamos más enfocados y productivos. Esto nos ayuda a gastar mejor nuestras energías. Además, también debemos tener cuidado de no desperdiciar recursos y tiempo en distracciones que nos quitan el enfoque y la energía. Podemos dedicar tiempo de manera segura a estos elementos de trabajo extra una vez que hayamos terminado con el trabajo o cuando estemos en un descanso.

¿Qué hacer cuando no eres productivo?

Cuando nos damos cuenta de que no somos lo suficientemente productivos, lo mejor que podemos hacer es tomar un descanso para recargar nuestras baterías lo suficiente como para hacer nuestro trabajo. Mejor aún, si no estamos en el día adecuado (y tenemos la oportunidad), podemos posponer este trabajo para otro día. A menudo, no ser productivo simplemente resulta de la falta de descanso.

 

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